L'S&OP (Sales and Operations Planning) è un processo di pianificazione integrato che allinea tra loro la domanda, l'offerta e la pianificazione finanziaria ed è gestita nell'ambito della pianificazione generale dell'azienda. L'S&OP serve a supportare il processo decisionale da parte dei dirigenti relativo all'approvazione di un piano materiale e finanziario fattibile e redditizio.
Il piano vendite e operations utilizza la domanda aggregata a livello globale1 come punto di partenza e confronta la domanda prevista con la fornitura disponibile in termini di risorse, come macchinari e manodopera, e capacità materiale. Il livello di analisi e i compromessi presentati consentono al team esecutivo di comprendere i criteri decisionali e di prendere una decisione consensuale su un piano che l'azienda dovrebbe portare avanti.
Il piano vendite e operations fa parte di una pianificazione strategica e tattica. Da un punto di vista strategico, insight su come la domanda può cambiare in specifiche aree geografiche o per linee di prodotto specifiche, possono influenzare decisioni quali l'aumento (o riduzione) della capacità produttiva, la necessità di aumentare (o ridurre) la forza lavoro o la gestione dei fornitori a lungo termine. Da un punto di vista tattico, il processo S&OP crea un piano di produzione, approvato dalla dirigenza, che viene utilizzato per creare un programma principale e un piano dei fabbisogni di materiale (MRP).
Nel corso degli anni sono stati creati processi sinonimi e talvolta leggermente diversi con diverse convenzioni per i nomi. Due esempi sono Integrated Business Planning (IBP) e la pianificazione connessa. Per entrambi, il ruolo del Finance può essere considerato più rilevante, tuttavia, il Finance è sempre un partecipante, poiché un piano fattibile e redditizio deve essere approvato dalla dirigenza.
Il processo S&OP prende in considerazione prospettive di pianificazione dai 18 ai 36 mesi e in particolare piani settimanali a breve termine, piani mensili a medio termine e, talvolta, piani annuali di oltre un anno dalla data del piano.
L'S&OP è soprattutto un processo collaborativo a livello aziendale eseguito in modo ricorrente con partecipanti provenienti dalle aree Finance, operations, marketing, vendite e altri gruppi in base alle esigenze. Oltre al coordinamento e alla comunicazione all'interno di questo gruppo eterogeneo durante il ciclo di pianificazione, le principali sfide legate all'S&OP sono:
1) Un reporting accurato e con cadenza regolare sui principali fattori legati alla domanda e all'offerta a supporto del processo decisionale
2) Preparare un'analisi preliminare che riconosca variazioni nella domanda e nell'offerta, le quali richiederanno un esame da parte del management prima dell'approvazione del piano
3) Sviluppare una presentazione sintetica dei criteri decisionali in termini di impatto decisionale sugli indicatori KPI, come il servizio clienti, i costi della supply chain e i ricavi
4) Pianificare l'introduzione di nuovi prodotti, il fine vita di prodotti esistenti o l'integrazione di nuovi (o della cessione di prodotti venduti e/o linee di prodotti) a seguito di una fusione e di un'acquisizione (M&A)
5) Trasformare grandi set di dati provenienti da più sistemi in informazioni utili e a supporto del processo decisionale per il reporting
La maggior parte delle aziende esegue un software ERP (Enterprise Resource Planning) e perfeziona la pianificazione delle risorse e dei materiali tramite l'utilizzo del software di Supply Chain Management (SCM), che può essere configurato per la pianificazione e la gestione delle specifiche sfide legate alla supply chain.
Tuttavia, molti responsabili della pianificazione usano ancora fogli di calcolo per le operazioni S&OP, dovuto, in parte, all'accesso diffuso al software dei fogli di calcolo e alla sua flessibilità. La tecnologia basata su fogli di calcolo, tuttavia, non è in grado di trarre vantaggio dalla moderna tecnologia avanzata, come l'intelligenza artificiale (AI), ed è limitata nella quantità di dati che può elaborare. Perplessità sul fatto che i fogli di calcolo siano un meccanismo sicuro per la distribuzione dei dati aziendali costituiscono ulteriori sfide legate a questo approccio.
Di seguito sono riportate altri attuali trend da tenere presente nell'avanzamento del S&OP:
1) Come le tecnologie emergenti, come l'intelligenza artificiale e l'IoT (Internet of Things) vengono integrate nell'S&OP
2) La convergenza dei dati di pianificazione e di esecuzione per sostenere gli aggiornamenti più frequenti dei piani e migliorare la capacità di un'azienda di reagire alle interruzioni della supply chain e di gestire il rischio
3) Sistemi di supporto che consentono un'analisi flessibile e rapida dei segmenti dei piani della supply chain, ad esempio prodotti (o famiglie di prodotti) in fasi simili del ciclo di vita, prodotti con fonti di approvvigionamento simili, prodotti con caratteristiche condivise o profili di domanda
4) Come stabilire processi e tecnologia per supportare la collaborazione e la visibilità su più livelli
Le tecnologie basate sull'AI e sul Machine Learning vengono utilizzate con maggiore successo e frequenza per supportare alcune delle decisioni automatizzabili che sono prese nell'S&OP. Alcuni esempi sono l'utilizzo del Machine Learning per prevedere la capacità disponibile in modo da promuovere la pianificazione delle promozioni o scoprire rapidamente e non suggerire alcun tipo di cambiamento alla pianificazione di prodotti altamente stabili e maturi, riducendo i cicli di analisi.
Esistono diverse applicazioni SCM in via di sviluppo in grado di utilizzare la tecnologia IoT per migliorare i risultati delle attività S&OP. Ad esempio, l'IoT potrebbe essere utilizzato nella manutenzione predittiva, fornendo ai dirigenti insight sul perché e quando la capacità verrà aggiunta e tolta dal servizio e qual è il piano di riserva per garantirne la continuità.
Le soluzioni di analytics avanzati, implementate per lavorare insieme all'esecuzione della supply chain nella logistica, nella produzione e nella gestione degli ordini, stanno aumentando la disponibilità di informazioni e ciò offre ai responsabili della supply chain criteri decisionali correlati alle prestazioni e al piano. Ciò a sua volta riduce la latenza delle decisioni, che tradizionalmente avrebbe potuto dipendere dal successivo ciclo di pianificazione S&OP per adeguarsi.
Non esiste alcuna regola che prescriva di eseguire mensilmente l'S&OP. Questa guida risale ad almeno 20 anni fa, prima che fossero disponibili strumenti moderni di analisi dei dati e supporto decisionale. In tale ambiente,si impiegavano quattro settimane per raccogliere, unire, analizzare e creare report sui dati necessari per supportare le decisioni S&OP.
Oggi, le aziende possono sfruttare le tecnologie di nuova generazione per generare previsioni più intelligenti e decisioni migliori nei processi della supply chain.
I progressi tecnologici suggeriscono che i responsabili della pianificazione S&OP debbano comprendere a fondo come funzioni il processo nella loro azienda. Trovare risposte a domande relative a come e quando è consigliabile collaborare con l'IT? Si deve fare affidamento a consulenze esterne per quanto riguarda le best practice e la progettazione dei processi? Quali aziende sono leader nell'S&OP nel proprio settore? Qual è il business case dietro a questo investimento?
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1Per le aziende di grandi dimensioni con molti prodotti, la domanda di prodotti sarà aggregata a livello di famiglia di prodotti. L'aggregazione può anche essere fatta a seconda del prodotto in una particolare area geografica. Il materiale e le risorse utilizzati per la produzione e la distribuzione della famiglia di prodotti in genere si sovrappongono e possono essere pianificati in concomitanza.