Шта је то ERP?

Дефиниција планирања ресурса предузећа (Enterprise Resource Planning – ERP)

Планирање ресурса предузећа (ERP) се односи на тип софтвера који организације користе за управљање свакодневним пословним активностима, као што су рачуноводство, набавка, управљање пројектима, управљање ризиком и усклађеност са ризиком, као и операције у ланцу набавке. Комплетан ERP пакет укључује и управљање пословним учинком, софтвер који помаже у планирању, одређивању буџета, предвиђању и извештавању о финансијским резултатима организације.

ERP системи повезују мноштво пословних процеса и омогућавају проток података између њих. Прикупљањем дељених података организације о трансакцијама из више извора, ERP системи елиминишу дуплирање података и обезбеђују интегритет података са јединственим логичким извором података.

Данас су ERP системи од суштинског значаја за управљање хиљадама предузећа свих величина и у свим браншама. За те компаније ERP је неопходан као и електрична енергија која напаја светла.

Шта је то ERP систем?

Како ова решења могу да управљају свакодневним пословним активностима организације, као што су рачуноводство, финансије, набавка, управљање пројектима, ланац набавке и производња.

Системи за планирање ресурса предузећа су свеобухватне, интегрисане платформе, локално или у облаку, које управљају свим аспектима пословања заснованог на производњи или дистрибуцији. Штавише, ERP системи подржавају све аспекте управљања финансијама, људских ресурса, управљања ланцем набавке и производње са основном функцијом рачуноводства.

ERP системи ће пружити и потпуни увид у комплетан пословни процес праћењем свих аспеката производње, логистике и финансија. Ови интегрисани системи делују као централно чвориште предузећа за свеобухватни ток рада и податке, омогућавајући приступ различитим одељењима.

ERP системи и софтвер подржавају више функција унутар предузећа, средњих или малих, укључујући прилагођавања за вашу браншу.

Која је разлика између ERP и финансијских услуга?

Иако се термин „финансије“ често користи у опису ERP софтвера, финансије и ERP нису исто. Финансије се односе на подксуп модула у оквиру ERP-а.

Финансије су пословне функције повезане са финансијским одељењем организације и укључују модуле за финансијско рачуноводство, аналитичко рачуноводство, чвориште за рачуноводство, обавезе и потраживања, управљање приходима, фактурисање, одобрења, управљање трошковима, управљање пројектима, управљање средствима, рачуноводство заједничких улагања и наплате.

Софтвер за финансије користи функције извештавања и аналитике да би био у складу са захтевима извештавања управних тела, као што су фондација за Међународне стандарде финансијског извештавања (IFRS), Одбор за стандарде финансијског рачуноводства (FASB) за Општеприхваћене рачуноводствене принципе у Сједињеним Државама (GAAP), као и за друге земље (нпр. HGB у Немачкој и PCG у Француској).

За јавне организације, софтвер за финансије мора бити у стању да прави периодичне завршне рачуне за државне регулаторне органе, као што су Комисија за хартије од вредности и берзе САД (SEC) (са извештајима као што су квартални 10-Q и годишњи 10-K), Европска управа за хартије од вредности и тржишта (ESMA) и други. За те типове финансијских извештаја користи се алатка за описно извештавање. Особа која је заправо одговорна за финансије је финансијски директор (CFO).

Док се финансије баве једном облашћу пословања, ERP обухвата широк спектар пословних процеса — укључујући финансије. ERP софтвер може да садржи функције за набавку, управљање ланцем набавке, инвентар, производњу, одржавање, управљање наруџбинама, управљање пројектима, логистику, управљање животним циклусом производа, управљање ризиком, управљање пословним учинком (EPM), управљање људским ресурсима/људским капиталом.

ERP се интегрише и са апликацијама за рад са клијентима у циљу стварања холистичких приказа клијената, укључујући решења за управљање односима са корисницима (CRM). Осим тога, ERP апликације засноване на облаку често су уграђене у технологије следеће генерације, као што су интернет ствари (IoT), blockchain, вештачка интелигенција, машинско учење и дигитални помоћници. Те напредне технологије пружају податке и функције које не само да побољшавају многе традиционалне ERP функције; већ стварају и нове могућности за већу ефикасност, нове услуге и дубљи увид у целокупно предузеће. Будући да ERP системи покривају цело предузеће, њихово управљање често укључује партнерство са финансијским директором (CFO ), као и са директором за информације (CIO), директором операција (COO) и другим кључним извршним руководиоцима.

ERP апликације засноване на облаку често су уграђене у технологије следеће генерације, као што су интернет ствари (IoT), blockchain, вештачка интелигенција, машинско учење и дигитални помоћници.

ERP основе

ERP системи су дизајнирани на основу једне, дефинисане структуре података (шеме) која обично има заједничку базу података. Тиме се осигурава да су информације које се користе у целом предузећу нормализоване и засноване на заједничким дефиницијама и корисничким искуствима. Те основне структуре се затим међусобно повезују са пословним процесима вођеним токовима рада у пословним одељењима (нпр. финансије, људски ресурси, инжењеринг, маркетинг и операције), повезујући системе и људе који их користе. Једноставно речено, ERP је средство за интеграцију људи, процеса и технологија у склопу модерног предузећа.

На пример: узмите у обзир компанију која производи аутомобиле, при чему делове и компоненте набавља од више добављача. Могла би да користи ERP систем за праћење захтева занабавку и куповине ове робе и да осигура да свака компонента у целом процесу од набавке до плаћања користи уједначене и чисте податке повезане са токовима рада предузећа, пословним процесима, извештавањем и аналитиком.

Када се ERP правилно примени у овој компанији за производњу аутомобила, компонента као нпр. „предње кочионе плочице“ уједначено се идентификује по имену дела, величини, материјалу, извору, броју партије, броју дела добављача, серијском броју, цени и спецификацији , заједно са мноштвом других ставки које су описне природе и засноване на подацима.

Пошто су подаци основни ресурс сваке модерне компаније, ERP олакшава прикупљање, организовање, анализу и расподелу тих информација за сваког појединца и систему којима су потребне како би на најбољи начин испунили своју улогу и одговорност.

ERP осигурава и да се ова поља за податке и атрибути података прикупљају на исправном налогу у главној књизи компаније, тако да се сви трошкови правилно прате и представљају. Када би се предње кочионе плочице у једном софтверском систему (или можда скупу унакрсних табела) називале „предње кочнице“, у другом „кочионе плочице“, а у трећем „предње плочице“, компанији за производњу аутомобила било би тешко да утврди колико се годишње троши на предње кочионе плочице и да ли треба да промени добављача или да преговара о повољнијој цени.

Кључни принцип ERP система је централно прикупљање података за широку расподелу. Уместо неколико самосталних база података са бесконачним инвентаром неповезаних унакрсних табела, ERP системи уносе ред у хаос како би сви корисници – од извршног директора до службеника у Обавезама – могли да креирају, складиште и користе исте податке добијене путем уобичајених процеса. Захваљујући безбедном и централизованом складишту података, сви у организацији могу да се ослоне на то да су подаци тачни, ажурни и потпуни. Интегритет података је осигуран за сваки задатак који се обавља у целој организацији, од тромесечног финансијског извештаја до једног извештаја о ненаплаћеним потраживањима, без ослањања на унакрсне табеле подложне грешкама.

Пословна вредност ERP-а

Немогуће је занемарити утицај ERP-а у данашњем пословном свету. Будући да су подаци и процеси предузећа спојени у оквиру ERP система, предузећа могу да ускладе одвојена одељења и побољшају токове рада, остварујући значајне крајње уштеде. Примери одређених пословних погодности укључују следеће:

• Бољи увид у пословање на основу информација у реалном времену које генеришу извештаји
• Ниже оперативне трошкове кроз поједностављене пословне процесе и најбоље праксе
• Побољшану сарадњу корисника који деле податке у уговорима, захтевима за набавку и наруџбеницама
• Већу ефикасност кроз заједничко корисничко искуство у многим функцијама пословања и добро дефинисаним пословним процесима
• Уједначену инфраструктуру, од администрације до рада са клијентима, са свим пословним активностима исте форме и функционалности
• Више стопе усвајања међу корисницима због заједничког корисничког искуства и дизајна
• Мањи ризик захваљујући побољшаном интегритету података и финансијским контролама
• Мање управљачке и оперативне трошкове захваљујући уједначеним и интегрисаним системима

Кратка историја ERP-а

Од папирних картица до мобилних уређаја
историја ERP-а сеже више од 100 година уназад. Године 1913. инжењер Форд Витман Харис развио је оно што је постало познато као модел Економичне количине поруџбине (Economic order quantity – EOQ), производни систем на папиру за планирање производње. EOQ је деценијама био стандард за производњу. Произвођач алата Black and Decker унео је промене 1964. године поставши прва компанија која је усвојила решење за планирање материјалних захтева (Material Requirements Planning – MRP) које је комбиновало EOQ концепте са централним рачунаром.

MRP је остао стандард за производњу све док 1983. године није развијено планирање ресурса у производњи (названо MRP II – manufacturing resource planning). MRP II је садржао „модуле“ као кључну софтверску архитектонску компоненту и интегрисане основне производне компоненте, укључујући набавку, саставнице, планирање и управљање уговорима. По први пут, различити производни задаци су интегрисани у заједнички систем. MRP II је пружио и убедљиву визију о томе како организације могу да искористе софтвер за дељење и интеграцију података предузећа и повећање оперативне ефикасности са бољим планирањем производње, смањеним залихама и мање отпада (шкарта). Како је рачунарска технологија еволуирала током 1970-их и 1980-их, развијени су концепти слични MRP II за управљање пословним активностима и ван домена производње, који су обухватали финансије, управљање односима са корисницима и податке о људским ресурсима. До 1990. године, технолошки аналитичари су наденули име овој новој категорији софтвера за управљање пословањем – планирање ресурса предузећа.

Модели за примену ERP-а: са локалног нивоа у облак

Прошлост ERP-а: од 1990-их до новог миленијума
Од 1990-их до почетка двадесет првог века, усвајање ERP-а је брзо напредовало. Истовремено, трошкови имплементације ERP система почели су да расту. Хардвер потребан за покретање софтвера је обично био у просторијама компаније, са великим машинама у просторији са сервером. Лиценце и за хардвер и за софтвер захтевале су капиталне инвестиције и амортизовале су се за 5 до 10 година. Осим тога, организације су скоро увек желеле да прилагоде ERP системе својим специфичним потребама, што подразумева додатне трошкове консултаната и обуке за софтвер.

У међувремену, ERP технологија се развијала како би обухватила интернет, са новим функцијама и функционалностима, као што је уграђена аналитика. Како је време одмицало, многе организације су откриле да њихови локални ERP системи не могу да иду у корак са савременим безбедносним захтевима или новим технологијама, као што су паметни телефони.

ERP у облаку – нови модел пружања ERP-а

Софтвер као услуга (Software-as-a-service – SaaS)
На сцену ступа облак – конкретно модел пружања ERP-а у виду софтвера као услуге (SaaS). Када се ERP софтвер пружа као услуга у облаку, он се покреће на мрежи удаљених сервера уместо у просторији са сервером компаније. Добављач облака управља софтвером, крпи га и ажурира неколико пута годишње – уместо скупе надоградње сваких 5 до 10 година са локалним системом. Облак може да смањи и оперативне трошкове (OpEx) и капиталне трошкове (CapEx) јер елиминише потребу компанија за куповином софтвера и хардвера или ангажовањем додатног ИТ особља. Уместо тога, ти ресурси се могу уложити у нове пословне прилике, а организација увек располаже најновијим ERP софтвером. Запослени могу да пребаце фокус са управљања ИТ инфраструктуром на задатке са већом додатом вредношћу, као што су иновације и раст.

7 разлога за прелазак на ERP решење у облаку

За предузећа свих величина, укључујући велика и мала или средња предузећа, није могуће одједном повући локалне системе и у потпуности прећи у облак. У најмању руку, на то се нерадо одлучују у кратком развојном периоду. У међувремену, држање локалног ERP-а, занемарујући све предности планирања ресурса предузећа као решења у облаку, више није најбољи избор. Зашто треба размислити о коришћењу апликација у облаку ради замене или увећања локалног система?

Први кораци у услузи Oracle ERP

Организације су се одувек бориле да успоставе равнотежу између високих трошкова и сложености традиционалног ERP-а са једне стране и потребе за прилагођеним функцијама и флексибилношћу са друге, паралелно са испуњавањем захтева пословања. Погледајте видео снимак и сазнајте како услуга Oracle ERP Cloud обезбеђује повезане тимове, уједињене податке и увиде у реалном времену како би помогла вама и вашем финансијском тиму да доносите најбоље могуће одлуке. Уз ERP који се пружа као услуга у облаку, ваша организација може бити спремна за будућност и бржа од промена.

Једна од предности SaaS модела је редовно ажурирање софтвера како би обухватао најновије карактеристике, функције и најбоље праксе. Добављачи ERP-а у облаку редовно објављују ажурирања (и на месечном нивоу, у случају компаније Oracle). То значи да најновије и револуционарне технологије у настајању – као што су вештачка интелигенција, дигитални помоћници, машинско учење, blockchain, побољшана стварност и интернет ствари (IoT) – постају доступне претплатницима у редовним интервалима.

Захваљујући приступу овим новим технологијама, организације могу брзо да побољшају најбоље праксе пословања са развојем ERP софтвера. Оне могу да аутоматизују процесе који су захтевали опсежне ручне интервенције, као што је усклађивање финансијских рачуна. Осим тога, корисници стичу свеобухватно разумевање пословних активности предузећа у реалном времену не само у раду са клијентима, већ и у складиштима, у фабричким просторијама и у свим другим областима предузећа. То знање затим постаје лако доступно свим одговарајућим запосленима на њиховим мобилним уређајима, укључујући паметне телефоне и таблете.

Данашњи ERP облак, направљен за дигитално доба, обухвата мобилне, друштвене, аналитичке и најновије технологије у настајању. Ништа мање од тога неће водити организацију напред.

ERP – Најчешћа питања

Шта је ERP једноставно речено?
Акроним ERP означава планирање ресурса предузећа. То је софтверски систем који садржи све неопходне алатке и процесе за вођење успешног предузећа, укључујући људске ресурсе, производњу, ланац набавке, финансије, рачуноводство и још тога.

Које су 3 уобичајене врсте ERP-а?
Три најчешће врсте ERP-а су локални, хибридни и ERP заснован на облаку. Локални ERP систем ради на локалним серверима предузећа, а ERP заснован на облаку ради на удаљеном серверу треће стране. Хибридни ERP представља комбинацију претходне две врсте и често подразумева локални ERP у седишту предузећа и ERP системе засноване на облаку у подружницама.

Шта је пример ERP-а?
Један пример ERP-а представљају ERP системи специфични за одређену привредну грану, који испуњавају специфичне услове за те врсте предузећа и нуде могућности специфичне за ту привредну грану, као што су планирање материјала и специјализовано управљање евиденцијама производње. Пошто ти системи нуде прилагођене функције, предузећа не морају да обављају прилагођавања у већој мери нити да их интегришу са другим екстерним алаткама.